FGTS Digital: Tudo o que o RH Precisa Saber sobre a Nova Plataforma

O que é o FGTS Digital?

Antes de mais nada, é importante entender um pouco melhor o que é o FGTS Digital. Em linhas gerais, é um sistema que vai substituir o SEFIP (programa utilizado para gerar as informações) e o portal Conectividade Social (plataforma para o envio e gestão de alguns dos dados) para questões como a declaração de valores a serem recolhidos, cadastro de novos funcionários no FGTS e geração de guias.

Quem está Obrigado ao FGTS Digital?

Todas as empresas deverão utilizar o FGTS Digital a partir da competência de março, concentrando ali as operações relacionadas ao Fundo. As mudanças serão mais sutis apenas para os Microempreendedores Individuais (MEIs) e Segurados Especiais (SEs), que continuarão efetuando o recolhimento mensal junto a DAE do eSocial e precisarão acessar o FGTS Digital apenas em caso de rescisão de contrato.

FGTS Digital: o que o RH Precisa Saber

Antes de iniciar a utilização do novo sistema, é importante o RH entender alguns aspectos por trás da novidade.

O primeiro é relacionado ao eSocial. Como todos os dados, a partir de março, serão declarados na plataforma de questões previdenciárias e trabalhistas do governo, é preciso estar ainda mais atento para que as informações lançadas estejam corretas e de acordo com a realidade atual do negócio.

Isso porque, como o FGTS ainda não estava integrado ao eSocial, é bem possível que existam divergências nas alíquotas declaradas, por exemplo. No dia a dia, conferir se as informações transitaram corretamente de um sistema para o outro é uma atividade que deverá ser incluída nos processos internos.

Outro ponto importante está relacionado à mudança na data de recolhimento. Tradicionalmente, as guias do FGTS devem ser pagas até o dia 7 do mês seguinte ao da competência (Ex: para a folha e movimentações de janeiro, o vencimento é dia 7 de fevereiro). Agora, a data muda para o dia 20 do mês seguinte à competência, junto com as outras obrigações trabalhistas e previdenciárias.

“É uma vantagem tanto pelo melhor planejamento de caixa, como pelo tempo que se ganha para checar se há alguma divergência nos valores calculados”, afirma Diego Zacarias dos Santos, head de auditoria interna e assuntos regulatórios da Contabilizei, startup de contabilidade.

Quando o FGTS digital entrará em vigor?

O processo de transição para o FGTS Digital teve início em agosto de 2023. No entanto, o sistema será implementado oficialmente a partir da competência de março de 2024.

A partir dessa data, as informações relacionadas à folha de pagamento e a eventos extraordinários do mês de março (guias cujo vencimento será em abril) serão processadas oficialmente pelo sistema integrado com o eSocial.

Antes da abertura oficial do sistema, o governo federal organizou um período de testes, que esteve aberto até 13 de janeiro.

Como acessar o FGTS Digital?

Para acessar o sistema do FGTS Digital, é necessário utilizar um usuário e senha cadastrados no portal gov.br ou por meio de um certificado digital. Se optar pelo acesso por senha, é importante que a conta possua o selo de confiabilidade nos níveis prata ou ouro.

Uma vez dentro da plataforma, você terá acesso a todas as operações necessárias para emissão das guias, além da capacidade de analisar relatórios sobre o recolhimento dos valores nas competências anteriores.

É também na área logada que o cadastro de procurações deve ser realizado. Isso permite que outros usuários tenham permissão para consultar ou editar dados em nome da empresa. Essa etapa é crucial para que prestadores de serviços estejam autorizados a utilizar o sistema em nome do negócio.

Mesmo durante o período de testes, as procurações podem ser cadastradas. Isso possibilita que os parceiros assumam a gestão do FGTS Digital desde o primeiro dia de operação do sistema oficial.